Nicht alle können ihre Zeit und Energie in die wochen- oder monatelange Vorbereitung stecken, die größere Ereignisse und Social Events wie runde Geburtstage oder Hochzeiten mit sich bringen. Egal um welche Art von Event es sich handelt, lässt es sich in vier grundlegende Phasen unterteilen. In jeder dieser Phasen gibt es bestimmte Faktoren, Überlegungen und Schritte, die durchzuführen sind.

1. Planung

In dieser Phase müsst Ihr grundsätzliche Fragen klären, die für die erfolgreiche Planung des Events notwendig sind. Dazu gehören: Was möchte ich organisieren? Wer sind meine Gäste? Wie viel Budget steht mir zur Verfügung? Was möchte ich meinen Gästen bei meinem Event bieten? Wie soll der zeitliche Ablauf sein? Wo wird die Veranstaltung stattfinden? Was sind die Kosten? Ein Zeitplan und die Erstellung von Checklisten dürfen in dieser Phase nicht fehlen.

2. Kommunikation

Damit zu Eurer Geburtstagsfeier, Hochzeit oder einem anderen Event Gäste kommen, müsst Ihr das Ereignis kommunizieren. Ob per Post oder digital, die Erstellung einer Gästeliste mit Kontaktdaten ist unumgänglich. Es gibt ausgefallene Möglichkeiten, das Social Event zu kommunizieren, wie mithilfe eines Videos. Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt.

3. Monitoring und Anpassungen vor und während des Events

In dieser Phase geht es darum, die in der Planung festgelegten Schritte kontinuierlich auf die Möglichkeiten ihrer Realisierung zu überprüfen. Sind gebuchte Services für den Tag bestätigt? Sind die Kosten wie geplant?

4. Durchführung und Nacharbeitung

Am Tag des Events zeigt sich, wie gut Eure Planung war. Im Idealfall verläuft alles reibungslos. In der Realität ist das selten der Fall. Deshalb solltet Ihr Euch schon vor dem Event mit bestimmten Eventualitäten auseinandersetzen und wie Ihr darauf reagiert. Im Anschluss folgt die Nacharbeitung des Events. Dazu gehören Danksagungen an die Gäste und alle Nachüberlegungen, die für das nächste Event, das Ihr organisiert relevant sein könnten.

Wer einen reibungslosen und stressfreien Tag haben möchte, sollte einen professionellen Veranstalter und Eventplaner zu Rate zu ziehen. Was für Euch unüberwindbare Hürden sind, ist für ihn normale Alltagsroutine.